ประเภทของพจนานุกรมข้อมูล

พจนานุกรมข้อมูลสามารถจำแนกได้ 3 ประเภท คือ พจนานุกรมข้อมูลแบบ Passive (passive data dictionary) พจนานุกรมข้อมูลแบบ Active (active data dictionary) และ พจนานุกรมข้อมูลแบบ Alien (alien dictionary)

1. พจนานุกรมข้อมูลแบบ Passive

พจนานุกรมแบบ Passive เป็นพจนานุกรมข้อมูลของระบบงานหนึ่ง ๆ ที่มีการสร้างขึ้นโดยบุคคลที่เกี่ยวข้องกับระบบฐานข้อมูล ตัวอย่างเช่น ผู้บริหารฐานข้อมูล นักวิเคราะห์และออกแบบระบบ หรือผู้ใช้งานคอมพิวเตอร์โดยทั่วไป เป็นต้น ดังนั้น พจนานุกรมแบบ Passive จึงมักจะเป็นเอกสารที่สร้างขึ้นด้วยระบบ Manual หรือจัดทำเป็นแฟ้มข้อมูลหนึ่ง ๆ แทนที่จะถูกสร้างขึ้นด้วยซอฟต์แวร์ระบบจัดการฐานข้อมูล

พจนานุกรมแบบ Passive เป็นส่วนที่เก็บรวบรวมรายละเอียดต่าง ๆ เกี่ยวกับข้อมูลที่เป็นผลมาจากการออกแบบฐานข้อมูลของระบบงานหนึ่ง ๆ เพื่อใช้เป็นคู่มือของระบบในระหว่างทำการออกแบบฐานข้อมูล ฉะนั้น ข้อมูลในพจนานุกรมแบบ Passive จึงมีการปรับปรุงเปลี่ยนแปลงรายละเอียดเกี่ยวกับโครงสร้างหรือข้อกำหนดความบูรณภาพของข้อมูลเพิ่มเติมขึ้นได้

ดังนั้น ผู้ดำเนินการจัดทำพจนานุกรมแบบ Passive จึงควรเป็นผู้ที่มีความเข้าใจและเห็นความสำคัญในการเก็บรวบรวมรายละเอียดดังกล่าว เนื่องจากต้องทำการออกแบบรายละเอียดเกี่ยวกับข้อมูลที่จะเก็บของระบบงานหนึ่ง ๆ ด้วยตนเอง และต้องคอยทำการแก้ไขเปลี่ยนแปลงเมื่อมีการปรับปรุงโครงสร้างของข้อมูล อีกด้วย

2. พจนานุกรมข้อมูลแบบ Active

พจนานุกรมแบบ Active เป็นพจนานุกรมข้อมูลของระบบงานหนึ่ง ๆ ที่ระบบจัดการฐานข้อมูลดำเนินการสร้างขึ้นโดยอัตโนมัติ ดังนั้น พจนานุกรมแบบ Active จึงเป็นพจนานุกรมที่เก็บบันทึกข้อมูลได้อย่างถูกต้องตามความเป็นจริงที่เกิดขึ้นในแต่ละระบบ ซึ่งในระบบฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ โครงสร้างข้อมูลของพจนานุกรมแบบ Active จะมีลักษณะเป็นตารางที่มีการออกแบบเรียบร้อยแล้ว ดังนั้น จึงสามารถนำข้อมูลจากพจนานุกรมแบบ Active ไปใช้ประโยชน์ได้โดยสะดวก

พจนานุกรมแบบ Active เป็นส่วนที่เก็บรวบรวมรายละเอียดเกี่ยวกับข้อมูลและโครงร่างของฐาน ข้อมูลที่เป็นผลมาจากการออกแบบฐานข้อมูลของระบบงานหนึ่ง ๆ ซึ่งระบบจัดการฐานข้อมูลจะทำการเก็บบันทึกไว้ใน System Catalog โดยอัตโนมัติ นอกจากการเก็บบันทึกดังกล่าว ระบบจัดการฐานข้อมูลยังสามารถดำเนินการในเรื่องต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับฐานข้อมูลได้ด้วย ตัวอย่างเช่น การระบุการอ้างอิงระหว่าง ตารางข้อมูลซึ่งจะทำให้ได้โครงสร้างตารางข้อมูลที่มีความสัมพันธ์เกี่ยวข้องกัน เป็นต้น โดยในทุกครั้งที่มี การปรับปรุงเปลี่ยนแปลงโครงสร้างของฐานข้อมูลก็จะมีการปรับเปลี่ยนรายละเอียดต่าง ๆ ใน System Catalog ตามไปด้วย

3. พจนานุกรมข้อมูลแบบ Alien

พจนานุกรมแบบ Alien เป็นพจนานุกรมข้อมูลของระบบงานทั้งหมดภายในองค์กร เป็นส่วนที่เก็บรวบรวมรายละเอียดเกี่ยวกับข้อมูลที่เป็นผลมาจากการออกแบบฐานข้อมูลของระบบงานต่าง ๆ ภายในองค์กร ทำให้สามารถมองเห็นภาพรวมของการใช้งานระบบฐานข้อมูลภายในองค์กรซึ่งสามารถนำไปใช้ประโยชน์ ต่าง ๆ ได้มากมาย

ในหน่วยงานที่มีการจัดทำพจนานุกรมข้อมูลของแต่ละระบบงานเป็นพจนานุกรมแบบ Passive การจัดทำพจนานุกรมแบบ Alien จะเป็นเรื่องที่ยุ่งยากมาก เนื่องจากต้องมีการจัดทำพจนานุกรมข้อมูลถึง 2 ครั้ง คือ พจนานุกรมข้อมูลของแต่ละระบบงาน และพจนานุกรมข้อมูลของระบบงานทั้งหมดภายในองค์กร ซึ่งเป็นการยากที่จะควบคุมการปรับปรุงเปลี่ยนแปลงข้อมูลต่าง ๆ ให้ถูกต้องตรงกับความเป็นจริง

ส่วนในหน่วยงานที่มีการจัดทำพจนานุกรมข้อมูลของแต่ละระบบงานเป็นพจนานุกรมแบบ Active หรือระบบงานต่าง ๆ โดยส่วนใหญ่ในหน่วยงานนั้นมีการจัดทำพจนานุกรมข้อมูลแบบ Active ก็อาจจะสามารถจัดทำพจนานุกรมแบบ Alien ได้ หากทว่าการจะได้พจนานุกรมแบบ Alien ที่มีความสมบูรณ์เพียงใดก็ขึ้นอยู่กับการนำข้อมูลเข้าสู่พจนานุกรมแบบ Alien

ทั้งนี้ นอกจากซอฟต์แวร์ระบบจัดการฐานข้อมูลจะสร้างพจนานุกรมข้อมูลเพื่ออธิบายถึงรายละเอียดต่าง ๆ ของข้อมูลในระบบฐานข้อมูลโดยเฉพาะแล้ว ในปัจจุบันยังมีการสร้าง Repository ซึ่งเป็นเครื่องมืออย่างหนึ่งที่ให้รายละเอียดมากกว่าพจนานุกรมข้อมูลอีกด้วย โดย Repository จะสนับสนุนการจัดการฐาน ข้อมูลสำหรับผู้จัดการฐานข้อมูล ด้วยการเก็บรวบรวมฐานความรู้ที่เกี่ยวข้องกับรายละเอียดทั้งหมดของฐานข้อมูล ตลอดจนโครงสร้างของระบบงานที่ประกอบด้วยรายละเอียดของข้อมูล ตลอดจนรูปแบบหน้าจอภาพและรายงาน เป็นต้น

---

1.1 ความหมายและประโยชน์ของพจนานุกรมข้อมูล 1.2 ประเภทของพจนานุกรมข้อมูล